BPM (Business Process Management)

INDICE:

1. INTRODUCCIÓN
2. EL CONCEPTO DE BPM
3. LOS BENEFICIOS DEL BPM
4. BPM EN LA PRACTICA
5. LA TECNOLOGÍA DEL BPM
6. LAS TRES DIMENSIONES DEL BPM
7. MÁS BENEFICIOS!!!
8. CONCLUSIONES
9. RESUMEN



1. INTRODUCCIÓN

En el contexto de mejoramiento de procesos, BPM significa Business Process Management y constituye una de las tendencias en gestión, que permite de manera deliberada y colaborativa manejar sistemáticamente todos los procesos de negocio de una empresa.

Los beneficios de BPM para las organizaciones son extensos. Aporta visibilidad a los directivos sobre la dinámica de los procesos llevados de manera inconciente por parte del equipo humano de las organizaciones y posibilita su modificación rápida a través de herramientas tecnológicas para acelerar la adopción del cambio en la forma de operar de las compañías.

BPM se soporta sobre tecnología de información para automatizar tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa. La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas informáticos denominada Business Process Management System (BPMS). A diferencia de los sistemas de información tradicionales basados en la gestión de datos, estos sistemas se especializan en la gestión de procesos de negocio.

2. EL CONCEPTO DE BPM

La decisión de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr mayor desempeño en los resultados de las compañías no es un tema nuevo. Desde principios de siglo se han venido abordando los procesos con diferentes metodologías con el fin de elevar los resultados financieros de las firmas. Sin embargo con el paso del tiempo estas iniciativas han abordado el problema de mejoramiento desde ópticas que no integran las variables que influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional.

En esta época las actividades de la empresa no se percibieron como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad (causa-efecto), en los que el resultado final en la prestación de un servicio o la generación de un producto, era la consecuencia de la articulación de este conjunto de actividades. En otras palabras estos procesos fueron vistos como prácticas dentro de áreas funcionales que no despertaron mayor interés por ser automatizados.

Con el paso del tiempo la visión sobre los procesos y las iniciativas de mejoramiento organizacional fueron cambiando y se evidenciaron esfuerzos por realizar cambios en actividades del negocio, que se percibían como de mayor importancia por su impacto en el desempeño financiero. De esta óptica se originaron los sistemas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales participaron como elementos de almacenamiento y consulta de información del proceso y no contaron con mecanismos robustos para controlar la gestión de los procesos de negocio de manera integral.

En la actualidad asistimos a un escenario de gestión en el cual los procesos requieren de ser gestionados independientemente de un dominio específico de un sistema. Ellos, constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatización e integración de información, necesarios para responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica del mercado. La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva etapa en la gestión de procesos denominada Business Process Management (BPM).

Existen diferentes puntos de vista sobre el concepto de BPM, aunque relativo consenso sobre sus beneficios. Para KHAN Rashid, es la disciplina de modelar, automatizar, manejar y optimizar procesos para incrementar la rentabilidad de un negocio . En esta óptica, el objetivo de la gestión de procesos esta concentrada en el aumento de la rentabilidad.

De manera general, la rentabilidad es un concepto que se aplica cuando se desea medir los resultados obtenidos en la realización de una actividad económica, luego de haber asignado unos recursos (humanos, tecnológicos, financieros) a la obtención de dichos resultados. En otras palabras, la rentabilidad nos da una medida del rendimiento que un capital ha obtenido en un periodo determinado. BPM por lo tanto aumenta la relación entre la renta que se genera y los medios utilizados.

Smith Howard por su parte, define BPM como una nueva aproximación para abordar y gestionar procesos de innovación en las compañías que construye el mejoramiento, a partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una diferencia radical frente a la reingeniería; la cual construye el mejoramiento desde la redefinición total del proceso. En esta óptica BPM se convierte en una respuesta al caos operativo que presentan las compañías en la actualidad .

Existen más definiciones del concepto de BPM disponibles en la web.

De manera integral se puede entender BPM como el mejoramiento de la gestión de los procesos de negocio de una firma de principio a fin, a partir de la definición deliberada, colaborativa e incremental de la tecnología; para alcanzar claridad en la dirección estratégica, alineación de los recursos de la empresa y disciplina de mejoramiento continuo, necesarias para cumplir las expectativas de los clientes.

Es importante resaltar los beneficios comúnmente asociados a esta nueva forma de gestionar los procesos.

3. LOS BENEFICIOS DEL BPM

La aplicación de BPM trae consigo una serie de beneficios para las empresas. Los casos en los cuales se ha utilizado el concepto, han reportado beneficios que van desde la mejora en las capacidades de dirección de la firma, pasando por la reducción de obstáculos al momento de reaccionar ante cambios del mercado, hasta adquirir mayor capacidad de análisis sobre el desempeño de la empresa. Los siguientes son otros beneficios identificados:

• Visibilidad de los procesos de las empresas.
• Mayor flexibilidad y agilidad para adaptación al cambio.
• Posibilidad de integrar la información del negocio dispersa en diferentes sistemas.
• Dirigir los esfuerzos de la empresa de una manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos.
• Adquirir la habilidad para diseñar, simular y monitorear procesos de manera automática y sin la participación de usuarios técnicos.
• Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua al convertir actividades ineficientes en menores costos a través de uso de tecnología enfocada en procesos.
• Reducir costos futuros de integración y mantenimiento al adquirir tecnología ya preparada para abordar el cambio.


Lograr estos beneficios es el resultado de la aplicación metódica de prácticas de gestión, de la implantación y adopción de formas de operar automatizadas y estratégicamente seleccionadas. A continuación se describe la forma de llevar a la práctica un proceso de mejoramiento bajo el concepto de BPM.

4. BPM EN LA PRACTICA

La implementación de BPM involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestión anteriores, BPM se concentra en la articulación de las iniciativas estratégicas con los procesos de negocio, apalancados en estándares tecnológicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organización.



Figura 1. BPM articula la estrategia, los procesos y la tecnología de una organización


Para lograr esta articulación es necesario desarrollar una serie de procesos que permiten alinear de manera controlada, los aspectos estratégicos del negocio, a través de la identificación y articulación de los conceptos claves del proceso y la asociación de los componentes tecnológicos que permitan flexibilizar los cambios en la cotidianidad empresarial.

En la práctica la implantación de esta disciplina de mejoramiento requiere por parte de la empresa, una dosis de pensamiento en procesos de negocio y la utilización de tecnologías de Información centradas en procesos.



Figura 2. Dimensiones del proceso en BPM.


Pensar en procesos de negocio significa que las acciones de cambio que se ejercen sobre el proceso, son evaluadas y planeadas teniendo en cuenta las diferentes dimensiones que juegan en la dinámica del mismo. Esto quiere decir que el proceso se evalúa revisando las actividades que se llevan a cabo, buscando eliminar aquellas que no adicionan valor e identificando las políticas, reglas de negocio y normas que determinan las decisiones que la organización toma sobre el proceso.

De igual manera se examinan los trabajos y roles que la empresa destina a la realización del proceso, con el fin de gestionar las barreras culturales, paradigmas, conocimientos y competencias requeridas para su realización. De igual manera se analiza la estructura de la organización, con el fin de coordinar las diferentes áreas, jerarquías y dependencias que influencian su desempeño.

Las condiciones físicas ejercen especial influencia sobre determinados procesos, ya que las condiciones ambientales y geográficas pueden determinar mejoras o reducciones en la generación de valor en determinada actividad del negocio.

Las habilidades y competencias del talento humano que participa en la operación del proceso, constituyen otro de los pilares al abordar el proceso de mejoramiento. Finalmente la infraestructura de información y comunicaciones son examinadas para identificar los repositorios de información y las actividades del proceso modelado bajo BPM que consulta o almacena información en otros sistemas del negocio.

La identificación de estas interfaces constituye un factor de éxito en la implementación de proyectos de automatización ya que en ellos están generalmente los mayores esfuerzos en la implementación de plataformas tecnológicas y se utilizan para dimensionar el alcance de las diferentes fases del proceso de mejora.

La gestión de estos componentes requiere tecnología para actuar con agilidad y facilitar procesos de cambio.

5. LA TECNOLOGIA DEL BPM

La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas de información denominada Business Process Management System (BPMS).

Inicialmente y de manera general un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM.



Figura 3 .Business Process Management Systems (BPMS)


Estos sistemas permiten manejar el ciclo de vida del proceso a través de características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, implementar y mejorar el proceso durante su operación. Un sistema BPMS esta en capacidad de realizar las siguientes operaciones:

• Modelamiento de procesos de negocio
• Provee entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio.
• Generación, actualización y publicación de documentación de procesos.
• Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso.
• Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio.
• Automatización de procesos.
• Colaboración entre las empresas que participan en la cadena productiva de la organización.
• Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final.
• Análisis de procesos y comportamiento de la operación.
• Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso.


Estas características constituyen la base sobre la cual se desarrolla el modelamiento, simulación e implementación de procesos en una compañía. La flexibilidad y agilidad en el diseño de procesos, se basan en la abstracción de la realidad que plasma el arquitecto de negocio y las posibilidades del sistema para representar esta realidad de manera gráfica.

Los sistemas BPMS incluyen funcionalidades para representar la interrelación de las diferentes dimensiones del proceso de manera grafica.

6. LAS TRES DIMENSIONES DEL BPM

1-. El negocio: la dimensión de valor.
La dimensión de negocio es la dimensión de valor y de la creación de valor tanto para los clientes como para los “stakeholders” (personas interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etc.)
BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía: crecimiento sostenido de los ingresos brutos y mejora del rendimiento mínimo; aumento de la innovación; mejora d la productividad; incremento de la fidelidad y satisfacción del cliente y niveles elevados de eficiencia del personal.

2-. El Proceso: la dimensión de transformación
La dimensión de procesos crea valor a través de actividades estructuradas llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Esta transformación, es el modo en que funciona un negocio; el elixir mágico de la empresa.
La ciencia aplicada de procesos y trasformación abarca la historia de la gestión industrial moderna.
Mediante BPM, los procesos de negocios son más efectivos, más trasparentes y más agiles. Los procesos producen menos errores y estos se detectan más rápidos y se resuelven antes.
Efectividad de los procesos.
Los procesos efectivos son más coherentes, generan menos pérdidas y crean un valor neto mayor para clientes y “Stakeholders”. BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la coordinación de persona, información, y sistemas.
Un proceso de negocio es el conjunto de todas las tareas y actividades coordinadas formalmente, dirigidas tanto como por personas como por equipos, que lleva a conseguir un objetivo organizativo específico. Un ejemplo, es cumplimentar un pedido. El acto del cliente solicitando un producto inicia un proceso para registrar el pedido, aprobar su crédito y desencadenar la producción y entrega. BPM se esfuerza en maximizar la efectividad de los procesos de negocios de las siguientes maneras:
-. Determina el proceso óptimo para las condiciones actuales.
-. Hace funcionar el proceso tan efectivamente como sea posible.
-. Posibilita decisiones y controles en busca de la eficiencia continua.
Transparencia de los procesos
La transparencia es la propiedad de apertura y visualización, y es crítica para la efectividad de las operaciones. Con BPM, puede visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistema y participantes, así como su rendimiento en tiempo real.
Agilidad en los procesos
De todas las demandas de las operaciones empresariales, quizás la más acuciante sea la necesidad de cambio, es decir, la capacidad de adaptación a eventos y circunstancias cambiantes manteniendo al mismo tiempo la productividad y rendimiento globales. BPM permite a las personas de negocios definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de procesos. Directamente convierte diseños de procesos en ejecución, integrando sistemas y construyendo aplicaciones sin necesidad de códigos y sin fisuras ya que cada plataforma BPM viene equipada con componentes tecnológicos.

3-. La gestión: la dimensión de capacitación
La gestión es la dimensión de capacitación. La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio. Con BPM, puede aunar todos los sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo de procesos y la gestión de procesos en un sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para dirigirlos y afinarlos.

BPMS. La “S” de BPMS significa “suite”.
BPMS es la suite de tecnologías BPM, lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las funciones de la tecnología BPM de manera perfecta, sin fisuras. BPMS es el paquete completo.
Arquitectura de Negocios de BPM
Organizaciones centradas en los procesos
Redefinición de roles
Modificar alineaciones y estructuras funcionales no es fácil, pero BPM le demanda la creación de nuevos roles que van más allá de los conductos funcionales para respaldar los negocios centrados en procesos. Estos son:
- Director de procesos: El ejecutivo responsable de definir y habilitar la arquitectura de procesos empresariales, que fomenta la cultura empresarial basada en procesos.
- Arquitecto de procesos: El individuo que diseña y construye modelos y entornos para los procesos de negocios claves, como los flujos de trabajo, indicadores claves de desempeño y planes de control.
- Propietarios de procesos de negocios: Individuos responsables del rendimiento integral de los procesos.
- Ingenieros de procesos: Individuos que construyen procesos de negocios ejecutables, incluyendo la creación de servicios a partir de la orquestación de otras y la creación de aplicaciones compuestas y de sistemas de medidas, notificación y control.
- Analista de procesos: El experto que define qué eventos se deben supervisar, diagnóstica problemas de los procesos y prescribe soluciones del rendimiento.
- Actor del proceso: Alguien que no solo trabaja dentro de un proceso, sino que comprende cómo encaja dentro de un flujo de valor extendido.

Workflow. “Flujo de Trabajo”
Gestión electrónica de procesos de negocios. Busca capturar una definición clara de un proceso de negocio. Gestión modelada de las tareas a ejecutar y de los responsables de su ejecución. Representan interacciones entre los protagonistas intercambiando información
BPMN “Business process modeling notation”
Objetivo:
- Proveer una notación entendible para cualquiera desde el analista de negocio, el desarrollador técnico hasta la gente propia del negocio.
Actividades:
- Trabajo ejecutado dentro de un proceso de negocio.
- Hay tres tipos: proceso, subproceso y tareas.
- Su representación gráfica es un rectángulo con los bordes redondeados.


Proceso: Actividad ejecutada dentro de una compañía.
Cada proceso puede tener sus propios subprocesos.
Subprocesos: Actividad compuesta, contiene en detalle un flujo de otras actividades.
Tareas: Actividad atómica incluida en un proceso.

Eventos: Es algo que pasa durante el curso de un proceso de negocio. Afectan el flujo del proceso y usualmente tienen una causa y un impacto. Hay tres tipos: comienzo, intermedio, final. Su representación gráfica es un círculo.

Comienzo: Indica donde un proceso comienza. No tiene flujo de secuencia entrantes. Si hay un evento de FIN debe haber uno de INICIO.

Intermedios: Ocurren entre los eventos de inicio y fin. Son usados para graficar donde se mostraran mensajes y retardos dentro del proceso. Interrumpir el flujo normal a través del manejo de excepciones. Su representación gráfica es un círculo dentro de otro círculo.

Fin: Indica el fin de un proceso. No tiene flujo de secuencia de salida. Puede haber muchos eventos de fin dentro de un mismo proceso. Su representación es igual que la anterior pero con el borde relleno de color negro del círculo.

Gateways:
Son elementos de modelado que sirven para controlar como interactúa el flujo de secuencia mientras converge y diverge dentro de un proceso. Consiste de una colección de puertas que controlan la salida y el Gateway determina como estarán dispuestas las mismas.
Hay tres tipos:
- Decisión exclusiva (XOR): Lugares dentro de un proceso de negocio donde el flujo de secuencia puede tomar dos o más alternativas. Hay dos tipos, basados en datos (condiciones booleanas), o basado en eventos (manejo de sistemas distribuidos, alternativas basadas en eventos que ocurren), usualmente el evento es la recepción de un mensaje.
- Decisión inclusiva (OR)
- Decisiones paralelas
- Decisiones complejas
- Su representación gráfica es un rombo.

Objetos conectores
Definen los objetos gráficos usados para conectar dos objetos juntos y como progresa el flujo dentro de un proceso.

Flujo de secuencia: Se usa para mostrar el orden en que las actividades se ejecutan. Tiene una sola fuente y un solo destino. Su representación gráfica es una flecha.

Flujo del mensaje: Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos entidades que están preparadas para mandarlos/recibirlos. Su representación es igual que la anterior pero con la línea segmentada.

Flujo de asociación: Usada para asociar información y artefactos con objetos de flujo. Su representación gráfica es una línea segmentada.

7. MÁS BENEFICIOS!!!

Beneficios (Business Process Management)
Cumplimiento de Procesos de Negocio
Las organizaciones pueden diseñar, automatizar y controlar de inicio a fin sus procesos de negocio aprovechando la infraestructura existente sin cambiar las políticas actuales.
Control de Procesos de Negocio
Ofrece un nivel de control sin precedente sobre los procesos de inicio a fin, creando una nueva era en control de procesos que permitirá a su organización adaptarse de forma instantánea a los cambios del mercado y proteger sus ventajas competitivas.
Costo Total de Propiedad
Permite extender la funcionalidad de su ERP y otras aplicaciones empresariales reduciendo el número de licencias requeridas y los costos de implementación de estos sistemas.
Mejora Continua de Procesos
Una metodología prácticamente libre de programación que permite una optimización dinámica de los procesos críticos de negocio, ya que al diseñar los procesos en la herramienta, pueden ser implementados de inmediato en su organización, abriendo la oportunidad para la mejora continua y reingeniería de procesos.
Monitoreo de la Actividad del Negocio
Monitoreo en tiempo real de los procesos de inicio a fin aún cuando se requiera interactuar con diferentes usuarios, aplicaciones y socios de negocio de forma local o global. Así como su control continuo para la toma de decisiones o manejo de excepciones.
Inteligencia de los Procesos de Negocio
Ofrece un análisis detallado del desempeño de los procesos permitiendo optimizarlos al darle a conocer métricas de procesos e indicadores clave de desempeño.

8. CONCLUSIONES

BPM es el entendimiento, gestión e innovación de procesos bajo estándares internacionales, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la empresa y su sector. Constituye un nuevo paradigma para abordar procesos de mejoramiento que aumenta la eficiencia y facilita integración entre diferentes compañías. Se lleva a la práctica integrando la estrategia los procesos y la tecnología, la cual emplea estándares de modelamiento para permitir una comunicación fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y las compañías del sector.

Constituye una alternativa para la búsqueda de ventajas competitivas, para afrontar escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales.

Se perfila como una nueva línea de pensamiento que atiende necesidades tangibles de las empresas y abre nuevos nichos de mercado para nuevas empresas que se enfoquen en temas de gestión empresarial.

9. RESUMEN

La competitividad es el imaginario que dirige las acciones empresariales en la actualidad. Lograr condiciones que permitan competir con mayores oportunidades, exige de las empresas desarrollar ventajas competitivas en su forma de operar. La fuente de estas ventajas esta en las actividades que desarrolla, por lo que la eficiencia en los procesos de negocio representa un foco de acción para sus directivos. Para apoyar este objetivo, las herramientas y metodologías para gestión de procesos han venido evolucionando con el paso del tiempo. Desde la realización de procesos implícitos en las prácticas de negocio utilizadas durante los años 20, pasando por la reingeniería de procesos y técnicas de documentación a finales de los años 80, hasta la gestión de workflow de documentos que florecieron al finalizar la década del 90. En los últimos años, la necesidad de alinear la estrategia a la operación de negocio y el desarrollo de la tecnología de información, han generado nuevas formas de gestionar los procesos en las organizaciones. Business Process Management (BPM) se perfila como una nueva tendencia para aumentar la eficiencia del negocio y generar las ventajas competitivas que exige el mercado. ¿Que es BPM? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Cómo se implementa en una organización? ¿Que es un sistema BPMS y que características tiene?. Este artículo explora una respuesta a estos interrogantes.